Ett intranät är ofta organisationens interna informations- och kommunikationsnav. Arkivering av intranät brukar ofta ske i samband med att en organisation eller verksamhet byter system. Informationen i intranät skiljer sig från publika kanaler då den ofta är säkerhetsklassad och rättighetsstyrd. Vi hjälper till att gallra och ta fram en strategi för insamling och lagring av intranät anpassad för din organisation.
Intranät är ofta icke-publika webbplatser. Processen för insamling och avbildning av intranät är mer komplicerad, av framförallt tre anledningar:
Då informationen ofta är konfidentiell utför vi alltid arbetet med insamling och bearbetning i den ursprungliga miljön.
Vid ett uppstartsmöte ställer vi en rad frågor för att arbetet skall fortlöpa så smidigt som möjligt. Vi behöver en dator med tillgång till intranätet i god tid innan insamlingen skall utföras för att kunna göra tester och kvalitetssäkra resultatet. Vi behöver också installera vår mjukvara på datorn vi lånar av er.
När vi har gått igenom frågorna tillsammans gör vi en tidsplan för de olika stegen i processen för insamling, kvalitetssäkring och leverans. Vid uppstart upprättas en projektplan tillsammans med kunden. Det kan kräva olika grad av konsultinsatser beroende på intranätets komplexitet. Ibland krävs framtagande av delprojekt som involverar andra IT-konsulter för att hantera till exempel systemkopplingar.
Efter uppstartsprocessen bestämmer vi en tidpunkt då vi på plats utför testinsamlingar av intranätet och kvalitetssäkrar avbilden. Därefter samlar vi in intranätet, bearbetar avbilden och förbereder leverans.
Intranätet levereras på plats som en arkivfil i ett komprimerat format (ZIP) tillsammans med tillhörande kalkylark med metadata enligt Riksarkivet mall för metadatabilagor. Vid leverans går vi tillsammans igenom innehållet i avbilden och dokumentationen.