Arkivera ditt intranät innan du ska göra stora förändringar in det eller släcka ner det. Du vill inte förlora allt material i det gamla intranätet. Men du vill inte heller vara tvungen att spara hela det gamla publiceringssystemet för att kunna läsa ditt gamla intranät.

Intranät definierar vi som icke-publika webbplatser. Insamling, avbildning av intranät har tre parametrar som gör att det är en mer komplicerad process än publika webbplatser:

  1. Konfidentiell information
  2. Mängden system- och tjänstekopplingar
  3. Begränsad tillgång

Uppstartsprocess

Dessa parametrar gör att uppstartsprocessen skiljer sig från att insamla och avbilda publika webbplatser. Då informationen ofta är konfidentiell utför vi alltid insamling och bearbetning i dess befintliga miljö.

Åtkomst, omfång och sekretess

Förslagsvis vid ett uppstartsmöte ställer vi en rad frågor för att arbetet skall fortlöpa så smidigt som möjligt. Vi behöver en dator med tillgång till intranätet i god tid innan insamlingen skall utföras. Detta för att kunna i tid göra tester och kvalitetssäkra resultatet. Vi behöver också installera vår mjukvara på datorn vi lånar av er.

  • Var finns systemet?
  • När är systemet uppsatt/byggt?
  • Hur länge har systemet använts?
  • Finns det beroenden till andra system?
  • Är systemet byggt med ett befintligt CMS?
  • Vilka rättighetsnivåer finns i på intranätet?
  • Hur omfattande är intranätet?
  • När skall insamlingen ske?
  • Skall någon del gallras?
  • Skall filer konverteras för långtidslagring?
  • Hur kommer ni lagra arkivet?
  • Vilka kontaktytor med IT-support finns?

Enstaka insamling och avbildning

Efter uppstartsprocessen bestämmer vi en tidpunkt då vi på plats utför testinsamlingar av intranätet och kvalitetssäkrar avbilden. Därefter samlar vi in intranätet, bearbetar avbilden och förbereder leverans.

Leverans och åtkomst

Intranätet levereras internt som i ett komprimerat filformat (ZIP) tillsammans med tillhörande kalkylark med metadata (enligt Riksarkivet modell). Vid leveransen sker också en genomgång av avbilden och dokumentationen.

Vi har ett partnerskap med Centrum för Näringslivshistoria (CfN), och arbetar särskilt intensivt med dem vid arkivering av intranät för våra företagskunder. Leveranser av statliga intranät sker alltid i intranätets befintliga IT-miljö.

Vid arkiveringsprojekt för intranät upprättas en projektplan tillsammans med kunden. Det kräver olika grad av konsultinsatser beroende på hur komplext intranätet är och kan inkludera delprojekt från andra IT-konsulter för systemkopplingar. Lagring av intranätarkiv för företag sker hos CfN. Detta innebär att löpande åtkomst är begränsad men hög säkerhetsnivå.