Ett företags publika webbplatser innehåller information, publicerad för att kommunicera med en eller flera målgrupper. Att säkerställa att din publikt publicerade information arkiveras innebär att du i olika situationer kan gå tillbaka och hämta, kontrollera och återanvända samma information. Webbplatser och deras informationsflöden är dynamiska och allt som publiceras och tas bort bör sparas på ett systematiskt sätt.

När behövs ett webbarkiv rent konkret? Arkiverad information är särskilt användbar när organisationen utsätts för ett ifrågasättande av andra organisationer, myndigheter, tillsynsorganisationer, klienter, kunder eller konsumenter. Man kan hamna i lägen när man måste redovisa och bevisa att man på ett korrekt sätt har informerat och kommunicerat med sina målgrupper.

Nyttan kan därför vara av juridisk natur vid tvist, finansiell natur vid oklarheter i rapportering eller nytta för en ledning som vill visa på korrekthet när man får negativ press i media.

Vidare ändras ett företags webb både successivt men också ibland genom stora projekt när man byter ut sin publika webbplats mot en ny. För att inte information och erfarenhet av från den gamla webbplatsen är det lämpligt att spara en kopia av den gamla webbplatsen innan man släcker ner den. Många företag har olika temporära webbplatser med särskilt syfte, t ex kampanjwebbplatser med egen domän och egen drift. Dessa bör också arkiveras innan de släcks ner.

Genom att lägga en löpande arkivering på er webbplats behöver ni inte tänka på detta varje dag utan bara när ni i framtiden verkligen behöver er gamla webbplats.

Tänk också på att ni kommunicerar med kunder och konsumenter via sociala medier idag. Detta kan vi också hjälpa till med att arkivera. Se mer under Produkter.