Som tur är så har vi i Arkivförordningen genom Riksarkivet och E-plikten från Kungliga Biblioteket som styrmedel för att våra offentliga webbplatser och ansvariga utgivare bevarar publicerat material på Internet. Vi andra kan enkelt följa de rekommendationer som E-delegationen tagit fram.

Riksarkivet

Riksarkivet (RA) är en svensk statlig förvaltningsmyndighet som sorterar under Kulturdepartementet. Riksarkivet har ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet.

Arkivförordningen

Arkivförordningen (1991:446) beskriver hur myndigheter skall arkivera offentlig information. Den ansvariga myndigheten är Riksarkivet. Riksarkivets föreskrifter om digital arkivering finns på Riksarkivets webbplats. Archiwwwe uppfyller Riksarkivets samtliga rekommendationer.

Riktlinjer för webbplatser

Webbplatser, interna samt externa, är av myndigheten upprättade allmänna handlingar. Det innebär att man precis som för andra typer av handlingar måste se till att informationsstruktur och format möjliggör ett långtidsbevarande. Ett bevarande utan informationsförluster kräver att lämpliga format används, något man bör ta hänsyn till redan då webbplatsen planeras och konstrueras. En vägledning innehållande riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor har getts ut av E-delegationen. Genom att följa dessa riktlinjer vid utvecklandet av en webbplats uppnår man inte bara användarvänlighet, utan webbplatsen blir också konstruerad på ett lämpligt sätt ur bevarandesynpunkt.

Kungliga Biblioteket

Kungliga biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och en statlig myndighet. Biblioteket samlar in och bevarar allt tryckt material som ges ut i Sverige sedan 1661. 2009 blev Statens ljud- och bildarkiv en del av KB.

E-plikten

För att det digitala kulturarvet inte ska gå förlorat har man utökat lagen om pliktexemplar (SFS 2012:492) till att gälla även elektroniskt material. KB är ansvarig myndighet. KB har beslutat att använda XML-format för insamling av data vilket innebär att inte all data lagras.

Riktlinje 48 från PTS: samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet

För att innehållet på webbplatsen ska kunna bevaras och finnas tillgängligt även på lång sikt måste det samlas in och sparas ner från webbplatsen regelbundet. Denna riktlinje är en av fem som gäller arkivering, och berör framför allt myndigheter.

Archiwwwe däremot, sparar och arkiverar samtlig publicerad information, med hjälp av en så kallad harvesting-teknik. Arkivet kan därmed efterbearbetas och vidarelagras i XML-format eller annat lämpligt framtida format för långtidsbevarande. Med Archiwwwe följer man alltså arkivförordningen och Riksarkivets föreskriver samtidigt som man har möjlighet att uppfylla e-plikten i framtiden.

Rekommenderade filformat för långtidsbevarande

Vi har tagit fram en lista på de format vi förhåller oss till när vi bearbetar våra arkiv. Listan bygger på våra egna erfarenheter och rådande standarder. Precis som E-delegation rekommenderar vi att redan från början väljer format och tekniker som är lämpade för långtidsbevarande. Vi har strukit de format vi INTE rekommenderar.

 

Rena textfiler

  • ASCII
  • EBCDIC
  • Unicode

Märkspråk

  • Hypertext Markup Language (.html, .htm)
  • Extensible Markup Language (.xml)

Arkivfiler

  • Zip (.zip)
  • Gzip (.gz)
  • Tar (.tar)
  • OLE2 Compound Document Format

Dokument

  • Postscript (.ps)
  • Portable Document Format (.pdf)
  • Open XML Paper Specification (.xps)
  • Microsoft Word 97-2003 (.doc)
  • Open Document Text (.odf .odt)
  • Microsoft Word 2007 (.docx)
  • Microsoft Rich Text Format (.rtf)

Kalkylark

  • Microsoft Excel 97-2003 (.xls)
  • Microsoft Excel 2007 (.xlsx)
  • OpenDocument Spreadsheet (.ods)

Presentationer

  • Microsoft PowerPoint 97-2003 (.ppt)
  • Microsoft PowerPoint 2007 (.pptx)
  • OpenDocument Presentation (.odp)

Datasamling

  • Microsoft Access (.mdb)
  • Microsoft Access 2007 (.accdb)
  • Comma Separated Values (.csv)
  • Structured Query Language (.sql)
  • Resource Description Framework (.rdf)

E-post

  • EML (.eml)
  • Microsoft Message (.msg)
  • MBOX (.mbox)
  • Personal Storage Table (.pst)

Rasterbaserade bilder

  • Windows Bitmap (.bmp)
  • Tagged Image File Format (.tif, .tiff)
  • Graphics Interchange Format (.gif)
  • Portable Network Graphics (.png)
  • Joint Photographic Experts Group (.jp2, .jpg, .jpeg)

Vektorbaserad bilder

  • Encapsulated Postscript (.eps)
  • Windows Metafile Format (.wmf)
  • Scalable Vector Graphics (.svg)

Ljud

  • Waveform Audio File Format (.wav)
  • Windows Media Audio (.wma)
  • MPEG Layer 3 Audio (.mp3)
  • Advanced Audio Coding (.aac)

Video

  • Moving Pictures Expert Group (.mpg, .mpeg)
  • Windows Media Video (.wmv)
  • Audio Video Interleave (.avi)
  • Flash Video (.flv)