Det finns många teorier om vilka filformat som lämpar sig bäst för långtidsbevarande. Den diskussionen följer vi intresserat. Vår grundinställning i ämnet är att filerna som skall långtidslagras skall vara så öppna och tillgängliga som möjligt. De vanligaste filerna som används på webben är begränsade till ett fåtal. Här kommer lite tips om filformat för dig som arkiverar din webbplats.

Vi får ofta frågan om vi konverterar filer till lämpliga arkivbeständiga filformat för långtidsbevarande. Konvertering eller snarare inläsning och skapa nya filer en komplicerad process som ofta resulterar i tillkortakommanden och fel. Vår rekommendation är att från början publicera och använda filer i rätt format på webbplatsen. Detta bidrar till webbarkiv med högre kvalité och minskar riskerna vid eventuell konvertering. I de flesta fall handlar det om kontorsdokument.

Ett filformat på samtliga kontorsdokument

Ju färre format desto bättre. Det betyder mindre beroenden. Därför rekommenderar vi att spara samtliga kontorsdokument som PDF/A som skall publiceras på webbplatsen. PDF/A är idag ett standardformat för digitalt bevarande av dokument. Det betyder också att kalkylark och presentationer bör exporteras som PDF/A. Det finns mycket information på internet om hur du sparar dina dokument i formatet PDF/A.

Maskinell bearbetning av filer

De flesta webbplatser innehåller filer som behöver bearbetas innan de är redo för långtidsbevarande. Då det rör sig ofta om stora volymer använder vi oss av maskinell bearbetning för att identifiera vilka filer som behöver läsas in och kopieras till nya målformat. Denna automatiserade metod kan låta fantastisk men den har sina brister. Det är omöjligt för en maskin att veta om innehållet presenteras tillfredsställande. Därför utför vi manuella stickprov.